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Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.usacbordeaux.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales, le Comité de direction de l'USAC Bordeaux est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de l'USAC Bordeaux, les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par le Comité de direction de l'USAC Bordeaux, agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, le Comité de direction de l'USAC Bordeaux ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le Comité de direction de l'USAC Bordeaux ne peut recueillir des données personnelles vous concernant, qu'auprès de vous et non via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données traitées par le Comité de direction de l'USAC Bordeaux, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
a) Pour l’identification de l’adhérent :
– nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif) ;
– le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence (facultatif);
b) Pour la situation familiale :
– situation matrimoniale (facultatif);
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants (facultatif);
c) Pour les éléments professionnels :
– date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie également
d) Pour les prestations offertes :
– nature de la prestation : nom de l’organisme, coordonnées ;
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, virement bancaire), références du moyen de paiement.
La base légale du traitement des données est celle du consentement qui a été recueilli à l'adhésion, et qu'il vous est possible de retirer à tout moment.
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par le Comité de direction de l'USAC Bordeaux, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations sportives, artistiques ou culturelles : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
Le Comité de direction de l'USAC Bordeaux ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
Le Comité de direction de l'USAC Bordeaux est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les données personnelles sont conservées au minimum trois (3) ans en plus de l'année en cours.
Les destinataires des données personnelles traitées par le Comité de direction de l'USAC Bordeaux sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
- Le Commissaire aux comptes.
- L'employeur de l'adhérent si celui-ci est lié par une convention avec le Comité de direction de l'USAC Bordeaux (Caisse des Dépôts et Consignations, Informatique CDC,...)
- Les fournisseurs de prestations sportives, artistiques ou culturelles.
Le Comité de direction de l'USAC Bordeaux s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le Comité de direction de l'USAC Bordeaux veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, ainsi que du droit de décider de leur sort après votre mort, quant aux données personnelles vous concernant, auprès du Comité de direction de l'USAC Bordeaux en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse : USAC_Bordeaux@caissedesdepots.fr
par courrier postal à : Caisse des Dépôts USAC 6 place des Citernes Bureau A1066 33059 BORDEAUX CEDEX
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante USACBordeaux@caissedesdepots.fr ou par voie postale à Caisse des Dépôts USAC Bureau A1066, 6 place des Citernes 33059 BORDEAUX CEDEX
Le Comité de direction de l'USAC Bordeaux est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.